მოდი დავიწყოთ განმარტებით, რა არის საერთოდ ღონისძიება, რამდენი ტიპის და როგორი ღონისძიებები არსებობს, რა რესურსს მოითხოვს ის შენგან? – მოდი ამ კითხვაზე აქვე ვუპასუხებ – „ყველას“! რაც არ უნდა გასაკვირი იყოს, არ აქვს მნიშვნელობა ღონისძიების ტიპს, მახასიათებლებს, მასშტაბურობას, ყველა ღონისძიება შენგან მოითხოვს თანაბარ ყურადღებას, ჩაღრმავებას, დეტალებზე ორიენტირებულობას და ფართო ცოდნას, რათა ერთი შეხედვით უმნიშვნელო დეტალმა არ „დაანგრიოს“ დიდი დაკვირვებით და რუდუნებით „ნაშენები“ ამბავი.

არსებობს მრავალი ტიპის ღონისძიება, როგორებიცაა:

• პრეს კონფერენციები/კონფერენციები/სემინარები
• შიდა, დახურული შეხვედრები/“ბიზნეს ლანჩი“
• თიმბილდინგი/ნეთვორქინგი/კორპორატიული ღონისძიებები
• ახალი პროდუქტის პრეზენტაცია/გახსნის ღონისძიება და ა.შ. უსასრულოდ.

მოკლედ, ნებისმიერი ტიპის შეხვედრას, რომელიც ემსახურება გარკვეულ იდეას, ეს იქნება შიდა თუ დახურული შეხვედრა თანამშრომლებთან, თუ ახალი პროდუქტის პრეზენტაცია, ყველა მათგანს ჰქვია ღონისძიება და აუცილებლად სჭირდება სერიოზული და – გეგ – მვა.

პირველ რიგში რა გვჭირდება? კალამი და ფურცელი, ან ვორდის ფაილი, ან ბლოკნოტი, მოკლედ, რაც გაგიხარდება. უბრალოდ ადექი და დაიწყე წერა, ფიქრი, გაამზადე დოკუმენტები, დაახარისხე თემები/მიმართულებები, დაისახე მთავარი ამოცანა და მასზე მორგებული სტრატეგიები და შეუდექი საქმეს!

ამავდროულად, საჭიროა გქონდეს წარმოსახვის უნარი, ცოტა სცენარისტის და რეჟისორის, რათა შექმნა დეტალურად გაწერილი სცენარი იმისათვის, რომ აღწერო ღონისძიების მსვლელობის ყველა ნიუანსი. ასევე გამომსვლელების სიტყვა, თანამშრომლებისა და მესამე მხარეების სამუშაოების დეტალური აღწერა.

ღონისძიების მასშტაბურობიდან გამომდინარე შეიძლება დაგჭირდეს ადამიანთა ჯგუფი, რომლებიც გადაინაწილებენ სამუშაოებს, ტერიტორიებს, სხვადასხვა მიმართულებებს, მაგ. როგორებიცაა: ღონისძიების მენეჯერი, მენეჯერის ასისტენტი, კოორდინატორი, ლოკაციის მენეჯერი1, ლოკაციის მენეჯერი2,3,4.. მაგრამ, შენდა უნებურად შეიძლება აღმოჩნდე ელექტრიკოსი, გათბობისა და განათების სპეციალისტი, ხმის რეჟისორი, წამყვანი, მოდერატორი…

მაგრამ, ეს ყველაფერი არ არის! ყოველთვის არის გაუთვალისწინებელი ფაქტორები, რომლებიც ჩვენზე თითქოს არ არის დამოკიდებული და ყურადღებას არ ვაქცევთ. ხშირ შემთხვევაში, კი, სწორედ ასეთი გაუთვალისწინებელი ნიუანსები გვიქმნის სერიოზულ პრობლემებს. არასდროს! არასდროს არ უნდა დაგვავიწყდეს ამინდი (თუკი ღონისძიება ღია ცის ქვეშაა). მოსალოდნელზე ნაკლები სტუმრის მოსვლა, ამ დროს გაქვს გეგმა? მნიშვნელოვანი მოვლენა/სიახლე ქვეყანაში, მოულოდნელი ცვლილებები ღონისძიების სცენარში… ყველაფრისთვის მზად უნდა იყოს და გქონდეს „გეგმა ბ“.

და მაინც, „ივენთ მენეჯმენტი“ (ვიყენებ პოპულარულ ტერმინს) ისეთი სახალისო და სასიამოვნო ამბავია, როგორიც ხშირად ბევრს ჰგონია და წარმოუდგენია?! ლამაზად წარმოდგენილი შენი თავი, როგორ დაქრიხარ მაღალ ქუსლებზე, განსაკუთრებულად გამოწყობილი ესალმები სტუმრებს, მადლობას უხდი მობრძანებისთვის და აგრძელებ მოძრაობას ღვინის ჭიქით ხელში.

კი, ნამდვილად ასეა, უბრალოდ დიდი შანსია ლამაზი ტანსაცმლის ჩაცმა და მაკიაჟის გაკეთება საჭირო ოთახში მოგიწიოს ღონისძიების დაწყებამდე 15 წუთით ადრე, რადგან მანამდე სამუშაო ტანსაცმელში გამოწყობილს შეიძლება მოგიწიოს ინვენტარის დალაგება, მოწყობა, წუთში რამდენიმე სართულის არბენა და ჩამორბენა და გაუთვალისწინებელი სამუშაოების შესრულება!

ასე, რომ ჩაალაგე დიდი ჩანთა და მოემზადე, დღეს ღონისძიება გვაქვს!