იცოდით, რომ კროსფუნქციონალური (სხვადასხვა პროფესიების მქონე ადამიანებისგან დაკომპლექტებული გუნდი) გუნდების 75%-ი არაეფექტურია?  

ჰარვარდ ბიზნეს რივიუს ერთ-ერთმა ცნობილმა ავტორმა, ბენამ ტაბრიზიმ 95 ორგანიზაციაში კვლევა ჩაატარა, სადაც აღმოაჩინა, რომ 75% კროსფუნქციონალური გუნდებისა დისფუნქციურია. შესწავლილ გუნდებს არ ჰქონდათ ჩამოყალიბებული მკაფიო მიზნები. ან თუ ჰქონდათ, ვერ ახერხებდნენ სწორად განესაზღვრათ ბიუჯეტი, შესრულების ვადები  და სპეციფიკა, ხშირ შემთხვევაში ვერ იბრუნებდნენ იმ ამონაგებს, რომელსაც ორგანიზაციის მენეჯმენტი წინასწარ გეგმავდა. რაც მთავარია, მათი მიზნები არ შეესაბამებოდა ორგანიზაციის კორპორატიულ მიზნებს.

კროსფუნქციონალური გუნდი არის გუნდი, რომელიც სხვადასხვა პროფესიის მქონე ადამიანებისგან შედგება და აქვთ ერთი მიზანი: „შესრულდეს პროექტი“. კროსფუნქციონალური გუნდის წევრები შესაძლებელია იყვნენ სხვადასხვა დეპარტამენტის, განყოფილების, ან სხვა კომპანიის წარმომადგენლები.

კვლევაში ვკითხულობთ რეკომენდაციას, რომ საჭიროა ასეთი გუნდების სამართავად მენეჯერებმა ანგარიშგების, შეფასებისა და მონიტორინგის სისტემები გამოიყენონ, გაზარდონ პირდაპირი კომუნიკაცია და შეხვედრების ეფექტიანობა.

კროსფუნქციონალური გუნდებისთვის ერთ-ერთი გამოწვევა, სიტუაციის „დიდი სურათის“ დანახვაა. გუნდის ცალკეულ წევრებს აქვთ გამოცდილება და ცოდნა თავიანთ პროფესიებში და ორიენტირებულები არიან საკუთარი ფუნქციონალური ამოცანების შესრულებაზე. მაგრამ ვერ ხედავაენ მთლიან სურათს და  მსხვილ კორპორაციულ ამოცანებზე მუშაობის პროცესში მათი მწყობრი სისტემის დარღვევა მარტივი ხდება.

იმის გათვალისწინებით, რომ დღესდღეობით, კროსფუნქციონალური გუნდები ორგანზაციების არტერიებად (ბენამ ტაბრიზი, ჰარვარდ ბიზნეს რივიუ, 2015) მოიხსენიება, საჭიროა, კომპანიების მენეჯერებმა ისწავლონ ის გზები, რითიც მათი კროსფუნქციონალური გუნდები სწორად შეძლებენ მუშაობას, დაიცავენ ვადებს, გაინაწილებენ დავალებებს, მართავენ რისკებსა და განსაზღვრავენ საჭირო რესურსებს.

კროსფუნქციონალური გუნდების მართვის ისეთი მეთოდოლოგიები და მიდგომები არსებობს, როგორებიცაა მაგალითად, Portfolio Governance Team” (PGT), Team Alignment map (TAM).

Portfolio Governance Team” (PGT), ეს არის გუნდი რომელსაც სათავეში უდგას უფროსი მენეჯერი, რომელიც პასუხისმგებელია პროექტების მართებულ პრიორიტიზირებაზე, რესურსების ეფექტურ განაწილებასა და სტრატეგიული მწყობრი სისტემის შექმნაზე.

ამ პოსტში უფრო ვრცლად  Team Alignment Map-ზე ვისაუბრებ.

Team Alignment Map (TAM) ერთ-ერთი უახლესი ეჯაილ მეთოდოლოგიაა, რომელიც კროს-ფუნქციონალურ გუნდში თანამშრომლობისა და კოლაბორაციის ხარისხის გაზრდისთვის გამოიყენება.  TAM-ის უპირატესობებია:

რუკა შედგება წინა და უკანა მხარეებისგან. წინა მხარე შემდეგი კომპონენტებით ივსება: საერთო ამოცანები, საერთო პასუხიმგებლობები, საერთო რესურსები და რისკები.

კროსფუნქციონალური გუნდი რუკის შედგენას პროექტზე მუშაობისას იწყებს, რაც „საერთო ენის“ (common ground) ჩამოყალიბებას უწყობს ხელს. როგორც ზევით ვახსენე, კროსფუნქციონალურ გუნდებს საერთო ენის გამონახვა უჭირთ და ხშირად საკუთარ ინსტიქტებს მიჰყვებიან, ამიტომ, პირველ რიგში, რუკა მათ საერთო მიზნების (joint objectives) ერთობლივად ჩამოყალიბების საშუალებას მისცემს.

ამ ეტაპზე უნდა გაეცეს პასუხი კითხვას „რას გვინდა რომ მივაღწიოთ“?  მაგალითად:

• პროდუქტის ახალი შეფუთვის შემუშავება
• თბილისში ახალი მაღაზიის გახსნა
• წლიური ფინანსური ანგარიშის ანალიზი

აღსანიშნავია, რომ რუკის შედგენაში პროექტში მონაწილე ყველა პიროვნება ერთობლივადაა ჩართული.

საერთო ამოცანების განსაზღვრის შემდეგ ვანაწილებთ საერთო პასუხისმგებლობებს, ანუ ვცემთ პასუხს კითხვაზე: ვინ რას აკეთებს?

მაგალითად:

• ანა – საქმიანობის რეპორტი
• გიორგი – მედია მონიტორინგი
• მარიამი – დიზაინ სისტემა
• ნიკა – კლიენტთან ურთიერთობა

პასუხისმგებლობების განაწილების შემდეგ, რუკაზე ვავსებთ საერთო რესურსების განყოფილებას. უნდა გაეცეს პასუხები შემდეგ კითხვას: რა რესურსები გვჭირდება პროექტის შესასრულებლად? რესურსებში იგულისხმება: ფინანსური, ფიზიკური, ადამიანური, ინტელექტუალური და ემოციური რესურსები.

მაგალითად:

• ბიუჯეტი – 10,000 ლარი;
• ჩვენ გუნდის წევრებს არ აქვთ მოტივაცია;
• არ გვაქვს პროექტის მართვის უნარები.

და ბოლოს, რუკაზე ივსება საერთო რისკები და ვცემთ პასუხს კითხვაზე: რას შეუძლია შეგვიშალოს წარმატებაში ხელი?

მათ შორის:

• გვეწურება ბიუჯეტი
• თანამშრომელი იგვიანებს შეხვედრებზე
• კლიენტი არ არის კმაყოფილი

შესაძლებელია, რომ პროექტის განხორციელებისას არ გვქონდეს საკმარისი რესურსები და ვიდგეთ გარკვეული რისკების წინაშე, ამიტომ რუკის უკანა მხარე საშუალებას იძლევა, პრობლემური რისკები, ან მწირი რესურსები გარდავქმნათ საერთო პასუხისმგებლობებად ან საერთო ამოცანებად.

მაგალითად, გუნდმა რუკის შედგენისას დაადგინა, რომ პროექტის განხორციელებისას სჭირდებოდათ გარკვეულ მონაცემთა ბაზაზე წვდომა, რომელიც იმ დროისთვის არ ჰქონდათ. ამიტომ, ასეთი ტიპის პრობლემა რუკაზე განათავსეს საერთო რესურსებში, რუკის უკანა მხარის შესრულება, როგორც ზევით ვახსენე, კრიტიკული რესურსებისა და რისკების გარდაქმნას გულისხმობს, ამიტომ გუნდის წევრი (დავუშვათ ვინმე გიორგი) საკუთარ თავზე აიღებს პასუხისმგებლობას და იტყვის, რომ მონაცემთა ბაზაზე წვდომას უზრუნველყოფს.

TAM-ის მეთოდოლოგიის ავტორი შვეიცარიელი ტრენერი სტეფანო მასტროჯიაკომოა. ხოლო მისი თანაავტორი ბიზნესმოდელის ტილოს ავტორი, ალექსანდერ ოსტერვალდერია. არ არის გასაკვირი, რომ ბიზნესმოდელთან პარალელებს მეთოდოლოგიაში ხშირად შევხვდებით. წიგნზე მუშაობა ჯერ არ დასრულებულა – მოუთმენლად ველით ამა წლის მაისში.

როგორც ავტორები განმარტავენ, პროექტებისა თუ ზოგადად მართვის პროცესი სამ ნაწილად იყოფა: პირველი ჰიპოთეზის ჩამოყალიბება, რომელსაც ბიზნესმოდელის ტილოს შევსებით შევძლებთ, შემდეგ გუნდის მწყობრი სისტემის შექმნა და მესამე კომპონენტი, ყველაფრის მონიტორინგი.

ამიტომ, მას შემდეგ, რაც რუკა შეივსება, საჭიროა, სისტემატური მონიტორინგი. ამისთვის, ავტორი გვირჩევს გამოვიყენოთ კანბანის (ეჯაილის მეთოდოლოგია) ერთ-ერთი უმარტივესი დაფა, რომლის ინტეგრაცია უნდა მოვახდინოთ TAM-ის რუკაზე.

მეთოდოლოგიის გამოყენება აქტიურ ფაზაშია, მისი ტესტირების პერიოდი დასრულდა, ახლა კი ავტორები, ბიზნესმოდელის მსგავსად, მის კომპანიებში დანერგვას ცდილობენ.

სურათზე გამოსახულია TAM -ის პროცესი.

TAM-ი იდეალური ინსტრუმენტია, როგორც პროექტზე მომუშავე გუნდების წევრებისთვის, ასევე ხელმძღვანელებისთვის, ვინაიდან მისი მეშვეობით, გუნდში პასუხისმგებლობის გრძნობა იზრდება, ადვილია საქმიანობის სრულყოფილი მონიტორინგი და, რაც მთავარია, სწრაფად ხდება პრობლემურ საკითხებზე რეაგირება.